Система обліку публічної інформації в апараті райдержадміністрація

моніторинг вхідних документів

моніторинг вихідних (ініціативних) документів

перелік розпоряджень голови РДА

розпорядження голови РДА

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови районної державної адміністрації

20.06.2012 №189

 

ПОЛОЖЕННЯ

про систему обліку публічної інформації,

яка знаходиться у розпорядженні апарату районної державної адміністрації

1.Це положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення,
функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у розпорядженні апарату районної
державної адміністрації.

2. Система обліку публічної інформації (далі - система обліку) - це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які
знаходяться у розпорядженні апарату райдержадміністрації (далі - документи).

3. Функціонування системи обліку здійснює апарат районної державної адміністрації.

4.Структурні підрозділи апарату, в межах повноважень, забезпечують:
реєстрацію документів;

стабільну роботу системи обліку;

оприлюднення системи обліку на інформаційному стенді районної державної адміністрації;

здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку;

можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;

здійснення інших функцій відповідно до законодавства.

5. Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову картку таких відомостей про документи в електронному вигляді:

номер облікової картки;

назва документа;

номер документа;

дата створення документа;

дата надходження документа;

джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);

передбачена законом підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;

строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом);

галузь;

ключові слова;

тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіо записи тощо);

вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);

проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);

форма зберігання документа;

місце зберігання документа.

У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.

  1. Система обліку ведеться державною мовою.

  2. Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати.

 

  1. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації" .

  2. Захист інформації в системі обліку здійснюється шляхом створення комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.

 

Заступник керівника апарату,

начальник відділу організаційної

 

роботи апарату райдержадміністрації                                                         А.В.Качан